Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
merupakan salah satu sarana strategis yang harus dikembangkan untuk mendukung
kegiatan di dalam kampus. UGM hingga saat ini juga terus mengembangkan
pemanfaatan TIK di semua lini. Bukan saja untuk sarana belajar dan mengajar,
melainkan juga untuk operasionalisasi administrasi. “Misalnya saja, untuk saat
ini di bagian SDM hingga keuangan untuk administrasinya hampir semua sudah
berbasis teknologi informasi,ketikaDalam pengamatannya, perkembangan TIK di UGM
telah banyak memberikan manfaat pada semua lini pembelajaran dan
operasionalisasi administrasi. Di samping itu, melalui pemanfaatan TIK, UGM
dapat berkolaborasi dengan perguruan tinggi asing dalam bidang kerja sama,
promosi, dan internasionalisasi. “Bentuk nyata UGM semakin menginternasional
melalui berbagai sertifikat ISO yang diraih oleh fakultas maupun unit lain,
Sementara itu,beberapa capaian pengembangan TIK
di UGM yang telah dilakukan, seperti terbangunnya berbagai portal untuk alumni,
kemahasiswaan, perpustakaan, LSM (Elisa), hingga multimedia, ketersediaan
informasi lewat website, dan email untuk civitas. “Untuk informasi lewat
website, baik perorangan, institusi maupun organisasi, total host terdapat
8.322 host. Di samping itu, kita juga sudah sediakan back up dan restore
aplikasi serta database sebagai awal pembuatan DRC di Yogyakarta dan
Jakarta,disamping itu masih dijumpai beberapa kendala pengembangan TIK di
kampus. Karena kompleksitas di UGM, penanganan pengembangan TIK belum
memungkinkan dilakukan secara terpusat. Penanganan secara tersebar menjadikan
banyak informasi TIK yang belum terkumpul. Tentu ini juga terkait dengan
anggaran unit untuk TIK per tahun, perangkat yang dimiliki unit.
Suatu lembaga pada era informasi ini dituntut
untuk dapat melaksanakan tugas dan fungsinya secara efisien dan efektif.
Kecepatan mendistribusikan informasi menjadi tolok ukur kemampuan bersaing bagi
suatu lembaga. berkaitan dengan hal tersebut, konsep Paperless Office
dapat menunjang kinerja suatu lembaga pada masa kini dan yang akan datang,
karena konsep digitalisasinya sangat menunjang dalam penyampaian arus informasi
secara cepat, tepat dan lengkap. Paperless Office
ini tidak terlepas dari UU No 11 Tahun 2008 Tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik dan Inpres RI nomor 3 tahun 2003 tentang
kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-government yang
bertujuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa, meningkatkan efektifitas dan
efisiensi, pelayanan public, memberikan kesempatan untuk memajukan dan pemikiran
bagi setiap orang, memberikan rasa aman dan kepastian hukum bagi pengguna
layanan TI.
Adapun
pengertian Paperless Office (PLO) itu sendiri adalah ekstraksi dari
sebuah sistem tata kelola organisasi dan pemanfaatan teknologi informasi
atau kantor tanpa kertas. Dengan menggunakan konsep PLO ini suatu lembaga dapat
memperoleh banyak sekali keuntungan diantaranya :
1. Melaksanakan kewajiban dan tanggungjawabnya tanpa
dibatasi oleh ruang dan waktu
2. Menghemat sumberdaya organisasi terutama dalam hal
penggunaan kertas
3. Mempercepat proses birokrasi persuratan tanpa
mengesampingkan kewenangan berbagai pihak
4. Penyimpanan arsip lebih menghemat tempat dan mudah diakses
5. Pimpinan dapat memberikan tugas kepada bawahan secara
cepat
6. Melakukan monitoring pelaksanaan tugas
7. Lalulintas informasi dalam organisasi sangat cepat
8. Mempermudah dalam melakukan koordinasi
9. Bekerja dengan cara yang menyenangkan
Namun,
PLO pun tidak terlepas dari kelemahan, karena :
1. Implementasi PLO sangat tergantung dengan kualitas
infrastruktur jaringan internet dan pasokan energi listrik
2. Adaptasi terhadap perubahan pola kerja manual menuju
digital
3. Personil yang jarang membuka PLO akan tertinggal informasi
Untuk itu diperlukan Strategi dalam Implementasi PLO ini, antara lain:
1. Kebijakan Yang Mengikat
2. Membentuk Tim
3. Membangun komitmen bersama
4. Menentukan Jadwal Sosialisasi, Training/Workshop bagi
pengguna.
5. Pertimbangan resiko kegagalan.
UGOS,kependekan
dari UGM Goes Open Source merupakan sebuah layanan,yang sepenuhnya memberikan
dukungan dan pendampingan untuk melakukan proses migrasi Open Source di
Universitas Gajah Mada.Kegiatan/Program UGOS adalah salah satu bentuk inisiasi
mandiri UGM dalam rrangka mendukung program pemerintah yang dikenal dengan Buku
Panduan Layanan TIK.