Jumat, 22 Juni 2012


Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) merupakan salah satu sarana strategis yang harus dikembangkan untuk mendukung kegiatan di dalam kampus. UGM hingga saat ini juga terus mengembangkan pemanfaatan TIK di semua lini. Bukan saja untuk sarana belajar dan mengajar, melainkan juga untuk operasionalisasi administrasi. “Misalnya saja, untuk saat ini di bagian SDM hingga keuangan untuk administrasinya hampir semua sudah berbasis teknologi informasi,ketikaDalam pengamatannya, perkembangan TIK di UGM telah banyak memberikan manfaat pada semua lini pembelajaran dan operasionalisasi administrasi. Di samping itu, melalui pemanfaatan TIK, UGM dapat berkolaborasi dengan perguruan tinggi asing dalam bidang kerja sama, promosi, dan internasionalisasi. “Bentuk nyata UGM semakin menginternasional melalui berbagai sertifikat ISO yang diraih oleh fakultas maupun unit lain,
Sementara itu,beberapa capaian pengembangan TIK di UGM yang telah dilakukan, seperti terbangunnya berbagai portal untuk alumni, kemahasiswaan, perpustakaan, LSM (Elisa), hingga multimedia, ketersediaan informasi lewat website, dan email untuk civitas. “Untuk informasi lewat website, baik perorangan, institusi maupun organisasi, total host terdapat 8.322 host. Di samping itu, kita juga sudah sediakan back up dan restore aplikasi serta database sebagai awal pembuatan DRC di Yogyakarta dan Jakarta,disamping itu masih dijumpai beberapa kendala pengembangan TIK di kampus. Karena kompleksitas di UGM, penanganan pengembangan TIK belum memungkinkan dilakukan secara terpusat. Penanganan secara tersebar menjadikan banyak informasi TIK yang belum terkumpul. Tentu ini juga terkait dengan anggaran unit untuk TIK per tahun, perangkat yang dimiliki unit.
 Suatu lembaga pada era informasi ini dituntut untuk dapat melaksanakan tugas dan fungsinya secara efisien dan efektif. Kecepatan mendistribusikan informasi menjadi tolok ukur kemampuan bersaing bagi suatu lembaga. berkaitan dengan hal tersebut, konsep Paperless Office dapat menunjang kinerja suatu lembaga pada masa kini dan yang akan datang, karena konsep digitalisasinya sangat menunjang dalam penyampaian arus informasi secara cepat, tepat dan lengkap.  Paperless Office ini tidak terlepas dari UU No 11 Tahun 2008  Tentang  Informasi  dan  Transaksi Elektronik dan Inpres RI nomor 3 tahun 2003 tentang kebijakan  dan strategi nasional pengembangan e-government yang bertujuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa, meningkatkan efektifitas dan efisiensi, pelayanan public, memberikan kesempatan untuk memajukan dan pemikiran bagi setiap orang,  memberikan rasa aman dan kepastian hukum bagi pengguna layanan TI.
Adapun pengertian Paperless Office (PLO) itu sendiri adalah ekstraksi dari sebuah sistem tata  kelola organisasi dan pemanfaatan teknologi informasi atau kantor tanpa kertas. Dengan menggunakan konsep PLO ini suatu lembaga dapat memperoleh banyak sekali keuntungan diantaranya :
1.    Melaksanakan kewajiban dan  tanggungjawabnya tanpa dibatasi oleh  ruang dan  waktu
2.    Menghemat sumberdaya organisasi terutama dalam hal penggunaan kertas
3.    Mempercepat proses birokrasi persuratan  tanpa mengesampingkan kewenangan berbagai pihak
4.    Penyimpanan arsip lebih menghemat tempat dan mudah diakses
5.    Pimpinan dapat memberikan tugas kepada bawahan secara cepat
6.    Melakukan monitoring pelaksanaan tugas
7.    Lalulintas informasi dalam organisasi sangat cepat
8.    Mempermudah dalam melakukan koordinasi
9.    Bekerja dengan cara yang menyenangkan
Namun, PLO pun tidak terlepas dari kelemahan, karena :
1.    Implementasi PLO sangat tergantung dengan  kualitas infrastruktur jaringan internet dan pasokan energi listrik
2.    Adaptasi terhadap perubahan pola kerja manual menuju digital
3.    Personil yang jarang membuka PLO akan tertinggal informasi

Untuk itu diperlukan Strategi dalam Implementasi PLO ini, antara lain:
1.    Kebijakan Yang Mengikat
2.    Membentuk Tim
3.    Membangun komitmen bersama

4.    Menentukan Jadwal Sosialisasi, Training/Workshop bagi pengguna.
5.    Pertimbangan resiko kegagalan.

UGOS,kependekan dari UGM Goes Open Source merupakan sebuah layanan,yang sepenuhnya memberikan dukungan dan pendampingan untuk melakukan proses migrasi Open Source di Universitas Gajah Mada.Kegiatan/Program UGOS adalah salah satu bentuk inisiasi mandiri UGM dalam rrangka mendukung program pemerintah yang dikenal dengan Buku Panduan Layanan TIK.

0 komentar:

Posting Komentar